Jak odeslat e-mail tak, aby nebyl označen jako SPAM

Posílejte obchodní sdělení pouze se souhlasem:

Obchodní e-maily by měly být odesílány jen na kontakty, které daly k tomu souhlas. Ujistěte se, že máte od příjemců potvrzený souhlas, nebo že jsou vašimi zákazníky.

Vyhněte se zasílání e-mailových sdělení lidem, kteří nemají zájem nebo se odhlásili. To je nejen nezákonné, ale také to může poškodit pověst vaší firmy. Důkladně spravovaná databáze vám pomůže cílit pouze na kontakty, které mají zájem. Odesílání sdělení lidem, kteří o ně nemají zájem, může vést k označení zpráv jako spam, což vám může zkomplikovat komunikaci se zákazníky, kteří mají o vaše sdělení zájem. Ušetříte tím čas a peníze, které můžete věnovat na skutečně důležité uživatele.

Poskytněte snadnou možnost odhlášení:

Příjemci musí mít možnost se z e-mailového sdělení jednoduše odhlásit pomocí odkazu v e-mailu. Tento požadavek by měl být okamžitě zpracován a nesmí být příjemci nadále doručována další obchodní sdělení.

Příjemci mají ze zákona právo odhlásit se z odběru e-mailů. Nepokoušejte se tento odkaz skrývat nebo bránit příjemci v jeho použití.

Možnosti odhlášení zahrnují:

• Kliknutí na odkaz v těle e-mailu.
• Kliknutí na odkaz umístěný v záhlaví e-mailového klienta.
• Kliknutí na označení jako spam.
• Odhlášení lidí s dlouhodobě nedoručitelnou schránkou.
• Ruční zpracování žádostí o odebrání z databáze.
• Synchronizaci s dalšími podnikovými systémy a aktualizaci dat.

Poskytujte identifikační údaje odesílatele:

Podle zákona musí být odesílatel identifikován názvem společnosti, IČ a kontaktními údaji ve zprávě. Adresa použitá pro odesílání i přijímání odpovědí musí být funkční. Nepoužívejte nefunkční e-mailové adresy a freemailové služby.

Rozesílání z freemailové adresy může vést k tomu, že antispamové filtry vás automaticky penalizují. Založte si vlastní doménu, nebo ji používejte pro e-maily, abyste měli kontrolu nad svou značkou a splnili technické požadavky poskytovatelů e-mailových služeb. Ochrana domény ovlivňuje doručitelnost e-mailů.

Splňujte technické požadavky aktuálních standardů:

Aby e-maily neskončily ve spamu, měly by splňovat určité technické požadavky, jako jsou DKIM podpis, validní SPF a registrace do FBL.

SPF chrání odesílatele před zneužitím jména. Jde o záznam, který definuje IP adresy oprávněné odesílat zprávy. Tato technologie však ověřuje pouze adresu odesílatele dle technické obálky (MFROM), nikoliv viditelnou adresu (FROM), takže nedokáže zcela zabránit zneužití cizího jména.

DKIM je digitální podpis e-mailových zpráv, který umožňuje ověřit, zda zpráva nebyla po odeslání upravena. Může navázat reputaci na konkrétní klíče a domény. Standardem se stává dvojí DKIM podpis, podepsaný klíčem odesílatele i poskytovatele e-mailingu.

DMARC propojuje DKIM a SPF, umožňuje sledovat e-mailové toky domény a chránit se před útoky třetích stran. DMARC chrání doménu před phishing útoky a je nejvyšší úrovní ochrany e-mailové komunikace.

Tyto technologie chrání odesílatele, značku a příjemce před podvodným získáváním citlivých údajů.

Předmět nesmí být psaný velkými písmeny:

Předmět e-mailu hraje klíčovou roli a nesmí být psaný velkými písmeny. Měl by jasně informovat o obsahu zprávy a být srozumitelný. Nepoužívejte velká písmena, otazníky ani vykřičníky, protože to může odradit příjemce.

Nezapomeňte ani na pre-header, který je první větou e-mailu a zobrazí se za předmětem. Může nalákat příjemce k otevření zprávy.

Sdělení musí být jasné, srozumitelné a pravdivé:

Obsah e-mailu musí být přínosný, dostupný a čitelný bez načítání obrázků. Vyhněte se přiloženým souborům v jakémkoliv formátu a soustřeďte se na obsah, který příjemce baví. Strohé e-maily s odkazy na přílohy mohou být označeny jako spam.

Uvádějte pouze pravdivé informace, protože lež se vždy nakonec obrátí proti vám. Obrázky používejte s mírou a vždy s alternativními popisky. Aplikace mají zobrazování obrázků zablokováno a e-maily s velkým počtem obrázků mohou být penalizovány.

Ujistěte se, že nabídky nejsou pouze v obrázku, který by příjemce nemusel vidět.

Odkazy musí být funkční a proklikávatelné:

Odkazy musí být proklikávatelné a funkční, aby příjemci mohli snadno získat další informace. Nepoužívejte odkazy v textové podobě.

Respektujte zájmy příjemce:

E-maily rozesílejte pouze tehdy, když máte co sdělit. Sledujte reakce uživatelů na své kampaně a přizpůsobte frekvenci a obsah dle jejich preferencí. Některým vyhovuje rozesílka 2x týdně, jiným 1x měsíčně. Minimálně jednou za 90 dní pošlete zprávu, abyste zkontrolovali funkčnost adres v databázi a aktualizovali kontakty.

Aktualizujte databázi:

Pravidelně odstraňujte nefunkční adresy. Dočasně nedoručitelné e-maily (soft bounce) můžete opakovat, ale trvale nedoručitelné (hard bounce) odstraňte. Pokud neaktualizujete databázi, antispamové filtry vás mohou penalizovat za špatnou praxi.

Odstraňte nereagující příjemce, pokud nefunguje ani reaktivační kampaň, protože nízká míra otevření může způsobit penalizaci antispamovými filtry a zvýšit pravděpodobnost, že vaše zprávy skončí ve spamu.